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導入事例アイコミュニケーションズ株式会社

導入の背景

Q.まずは貴社についてお聞かせください。

太陽光発電、オール電化、蓄電器などの住宅設備専門の施工を、千葉、東京、埼玉、茨城、神奈川のほか、東静岡エリアで行っています。創業12年になりますが、豊富な施工実績と、メーカー指定工事店としての責任感をもち、お客さまの自宅やライフスタイルに沿った提案をご好評いただいております。

Q.導入前の課題についてお聞かせください。

太陽光発電、オール電化などの住宅設備工事において確実で最適な工事をするためには、販売店・施工会社間で極めて多くの写真や動画、書類の共有・確認が必要になります。以前はメールでやりとりをしていましたが、その量の増加と、最近のカメラの性能向上による精度向上で、ファイル添付によるメール送信が簡単にはできなくなっていました。

そのため、ファイル送信をするには、「必要な写真ファイルをZIPに圧縮」→「フォルダにまとめる」→「フォルダをZIPに圧縮」→「パスワードをかける」→「ファイルをメール送信」→「パスワードをメール送信」という手間をかけるのが普通でした。受信の際もメール受信後、ファイルを解凍して、内容を確認する、必要によっては、社内管理の施主ごとのフォルダに整理するなどの作業が必要になっていました。

1回に送る写真は、様々な角度から撮影したものや周辺の状況を撮影したものなど、平均5、60枚、書類のPDFで2、30枚になります。ファイルが重すぎてメール送信に時間がかかる、受信側のメールで受け取り拒否になる、メールが送れないのでフォルダを分解し直すなどの作業が日常的に発生していました。

導入のポイント

Q.導入経緯と選択理由について教えてください。

メールでのファイル送受信は限界だと感じ、解決策はないかと調べ、オンラインストレージやファイルサーバの導入を検討しました。無料のドロップボックスなどのファイル共有サービスではすぐに容量がいっぱいになるほか、使い勝手やセキュリティに不安があったので、有料サービスを提供する8社に見積もりをし、比較しました。

その結果、圧倒的によかったのが、楽天コミュニケーションズの楽天クラウド セキュアドライブ・プラスです。

検討の際に評価したのは、
・コストパフォーマンス
・提供企業の信頼性・セキュリティ
・担当営業の方の対応

の3点です。

大手通信企業のサービスも検討しましたが、大手企業向けのものが多く、必要としないキャパシティとなり割高になってしまいます。導入コストもランニングコストも高く、セキュアドライブ・プラスとは比べ物になりませんでした。
セキュリティについて、楽天コミュニケーションズはISOを取得しており、またVA(電子証明書の有効性を管理する検証機関)としてSophosを採用している点も安心でした。
さらに、楽天コミュニケーションズでは、他社と異なり営業の方の対応がスピーディーで、我々の使い方ややりたいことをヒヤリングしたうえでの適切な回答や提案をしていだいたので、セキュアドライブ・プラスの導入を決めました。

プランは、販売店との履歴を管理するために、ログ管理が必須だと考え、「サーバ専用プラン」を選びました。週次でログレポートを自動出力し、誰がいつ何をアップロード、ダウンロードしたかをチェックしています。バックアップ機能やリモートデスクトップ機能も利用できます。ログ管理は、ビジネスパートナーである販売代理店との信頼構築にもつながっていると思います。

利用方法

Q.導入方法と、どのように利用いただいているか教えてください。

セキュアドライブ・プラスの導入にあたっては、導入も運用も簡単で、特に社内でやる作業はありませんでした。導入当初は、販売店からの質問の回答について、楽天コミュニケーションズに相談することもありましたが、今では定着し落ち着いています。セキュアドライブ・プラス利用開始時、約100店の取引販売店に、写真・書類の共有方法を改善すること、利用方法と、ID、パスワードを連絡しました。パスワードは利用のスムーズさから固定パスワードを選び、販売店ごとのフォルダを用意しました。

導入効果と今後の展望

Q.導入効果についてお聞かせください。

導入して3ヶ月になりますが、社内も販売店側も問題なくスムーズに利用しています。利用者に感想を聞いてみると、「面倒がなくなった」との評価で安心しています。
社外の販売店とのファイル共有を、まるでローカルフォルダを見るようにPC上のフォルダをクリックするだけ、大容量のファイルでもドラッグ&ドロップで簡単にででき、大変便利になりました。

サーバ専用プランにしたことで、当初予定より少しコストは高くなりましたが、セキュリティ面や、従業員とお取引先の、時間・手間がなくなった分を換算すれば、安いものだと思います。担当者によっては月間2,000ファイルくらいのやりとりをしていますから、この効果は大きなものだと思います。

Q.今後の展望はいかがでしょうか。

以前は社外とやりとりする写真の画質も高くなかったので、メールで写真や書類の共有が便利にできていました。今では、メールでの共有は時代にあいません。社外の取引先とのファイル共有も、今回選択したようなクラウドのファイルサーバー活用がもっと当たり前になればいいのにと思います。
世の中では、働き方改革が必要とされていますが、よりよい手段を模索、提案して取引先を含め、実務にあたる人たちにとって働きやすい環境を提供することが、会社側の役割です。今後とも、時代にあったよりよい方法を用意し、現場を大切にしていきたいと思います。

お客様プロフィール

アイコミュニケーションズ株式会社
太陽光発電・オール電化・蓄電気等設備工事、販売、卸
URL:http://ai-comm.net/

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